Riunioni? Si, solo quelle strategiche …

Ti è mai successo di sentire quella sensazione di perdita assoluta di tempo? Noia cosi intensa da iniziare a fare i fatti propri? Persone che parlano del nulla? Ebbene si, sono loro: le riunioni casuali.

Una definizione? Definisco riunione casuale quella che abbiamo sempre fatto: la riunione mensile con gli operatori,  quella annuale con le famiglie, quella settimanale di direzione… Spesso senza un ordine del giorno, senza grande preparazione del leader che condurrà, senza una finalità condivisa.

E poi ci sono quelle strategiche: quelle in linea con il progetto di miglioramento dell’anno, quelle funzionali al raggiungimento degli obiettivi definiti e condivisi.

“Ciò che ti ha portato fin qui non ti farà andare avanti” (cit. Marshall   Goldsmith)

Goldsmith è stato mio docente anni fa. E’ uno dei migliori coach al mondo. Un uomo straordinariamente semplice e concreto.

In questi giorni ho lavorato molto insieme ad alcune direzioni per definire il progetto di miglioramento. Prendere i risultati dei questionari di gradimento dei famigliari, gli indicatori previsti dalle diverse regioni, i dati sullo stress lavoro correlato del personale, le maggiori criticità evidenziate comunità per comunità e fate diventare tutto questo ingredienti per costruire un Progetto Individualizzato per ogni comunità.

E’ bellissimo dedicare a fine anno con le direzioni, le diverse professionalità della Cura e della Relazione un tempo per guardare all’anno appena trascorso e coglierne gli aspetti più belli da festeggiare e quelli più critici  da analizzare e per i quali costruire una progettualità capace di costruire miglioramento, innovazione, crescita organizzativa…

Solo dopo aver costruito questo documento allora ci chiederemo: “Quando e chi devono incontrarsi? Cosa vogliamo far accadere attraverso questi incontri?  Chi li condurrà? Quanto tempo dovranno durare? E’ necessario far conoscere ad altri i risultati della riunione?…”

Spesso mi sento dire dai coordinatori o dai responsabili “A cosa serve la riunione con le famiglie? Io le vedo tutti i giorni”. La verità è che, rispondere a qualsiasi problematica immediata, non toglie la necessità di creare un clima con le famiglie capace di confronto, dialogo  e condivisione delle emozioni o delle più belle esperienze

Come nella vita il Tempo gioca dinamiche diverse, cosi nelle riunioni:

• i briefing quotidiani (10-15 minuti) dedicati ai punti critici che ostacolano il raggiungimento di alcuni risultati. Tutti i giorni alla stessa ora le stesse persone fanno un punto. Tutto ciò che non può essere risolto nel  briefing perchè ha bisogno di uno spazio di pensiero più profondo, di un tempo per analizzare meglio verrà spostato a qualche riunione settimanale.  Devono riguardare qualunque cosa importante accadrà nelle successive 24 ore per la quale debbano essere conosciute informazioni. (Es. infermiere incontra il raa…)
• la riunione settimanale (es. il coordinatore incontra i raa, oppure il direttore incontra i responsabili di area…) è una riunione nella quale, in un’ora,  si condividono buone notizie(i primi 5 minuti), le priorità (10 minuti per esaminare i temi aperti delle riunioni giornaliere e 10 minuti di feedback di chi partecipa alla riunione.  Nella mezz’ora successiva saremo in grado di concentrarci su un tema importante per trovare delle soluzioni.  Nella riunione settimanale, prima di uscire, dovrà per tutti essere chiaro il WWW (chi,  cosa, quando) ovvero la mappa delle responsabilità e delle scadenze. La riunione si conclude chiedendo a ciascuno una parola o una frase per riassumere la riunione ed avere uno spaccato di come il team pensa.
• riunioni mensili finalizzate a condividere il progetto per il mese successivo, fare un punto rispetto al Progetto di Miglioramento, comprendere alcune criticità e trovare per essere soluzioni il . tutto in un clima di serenità
• riunioni trimestrali con il board dell’organizzazione per definire la rotta e definire la perfetta pianificazione del trimestre successivo: priorità, interventi, responsabilità 

“In generale, guardare avanti è un approccio da grande manager,  guardare al passato da pedante controllore” (cit. Verne Harnish) 

Si narra che  Steve Jobs si dedicasse ad applicare il suo credo nel principio «keep it simple, less is more», provocando i partecipanti alle riunioni: «Qual è il contributo che puoi portare a questa riunione? Solo questo? Beh, se è così, ti chiedo di tornare al tuo lavoro, adesso possiamo fare a meno di te, grazie lo stesso».

Che forte! Partecipi ad una riunione solo se porti valore 

Una ulteriore considerazione che mi sento di fare è ” moltiplichiamo il valore dello stipendio orario di ciascun partecipante per la durata della riunione” e sentiremo la necessità etica di essere all’altezza del costo che l’azienda sosterrà durante l’anno.

P.s … e come leader entra sempre in riunione almeno cinque minuti prima, prendi posto, fa qualche respiro,  preparati mentalmente e emozionalmente.

Un ultimo consiglio? Da a turno la responsabilità a ciascuno di avere cura della Bellezza e dell’Accoglienza. Sarà compito di quella persona avere cura di “stupire” i partecipanti con un cioccolatino, una piantina sul tavolo, magari un muffin con una parola potenziante per ciascuno… tutto questo aumenterà la produttività  e il clima

Essendo specializzato in matematica, credevo che tutto fosse uguale alla somma delle sue parti, finché non ho cominciato a lavorare con le squadre. Poi, quando divenni allenatore, capii che il tutto non è mai la somma delle sue parti – è maggiore o minore, a seconda di come riescono a collaborare i suoi membri.
(Chuck Noll, ex allenatore dei Pittsburgh Steelers)